自動車販売店の社長や総務事務の方は、従業員のマイナンバーを集めなくてはいけません。
平成２８年１月から、実際に使用が始まります。
通知カードをなくした!という事態もありえますし、スムーズに回収するには年内に集めておきたいところです。
マイナンバー回収についての注意点は、下記の３点です。
- １．扶養家族の分も集める。平成２８年度の扶養控除等申告書には、マイナンバーを記載しなければいけません。
扶養していない配偶者を除き、家族全員分のマイナンバーを回収する必要があります。 - ２．他人に見られないようにする。マイナンバーを扱うことのできる担当者を決め、その人以外は見られないようにしなければなりません。通常、通知カードのコピーを提出してもらうことになります。このコピーをそのまま総務担当者の机に置いて行ってしまったら、他の人に見られる恐れがあります。提出の際は封筒に入れてしっかりと封をするよう、徹底しなければいけません。また、盗難を防止することも重要です。通知カードのコピーを綴じたファイルを、鍵つきのキャビネットにしまい、鍵の管理も厳重に行いましょう。
- ３．使用目的を通知する。マイナンバーを預かる際には、マイナンバーの使用目的を通知しなければいけません。従業員に対しては就業規則に使用目的を定めることで通知したものとみなすことができますが、従業員の扶養家族については各人に向けて通知する必要があります。使用目的通知書と回収用の封筒を配り、通知カードのコピーを同封してもらいましょう。
マイナンバーの保管、管理
マイナンバーを管理するためには、取扱のルールを定める必要があります。就業規則で取扱の原則を定めると共に、具体的な取扱のマニュアルも定めます。
マイナンバーの取扱担当者とは、秘密保守の契約を結んでおくと共に、定期的に研修を行うことでルールの徹底を図ります。
もっとも難しい「廃棄」
マイナンバーの管理で一番難しいのは「廃棄」といえます。マイナンバーが記載された書類については、各書類に定められた法定の保管期間を経過した後は、速やかに廃棄しなければいけません。
たとえば扶養控除等申告書は、保管期間が７年と決められています。
この７年が経過した後は、書類ごと廃棄するか、マイナンバーの記載された箇所を黒塗りします。
また、退職者のマイナンバーについても、退職して３年経過したら廃棄します。
これらの廃棄は、毎年１回、時期を決めて行います。
どの書類をいつ廃棄しなければいけないか、きちんと管理しましょう。
下記のような場合には行政書士をご利用ください。
- 出張封印に対応している行政書士を探している。
- 住所を何度も移転、相続、本店支店など手続きがわからない。
- 平日の日中に陸運局に行く時間がない。
- 道外の自動車ディーラー様など。
- 陸運局に行くのが面倒。
- 札幌市内、近郊の自動車販売店様。
- とにかく面倒。
行政書士報酬・費用について
自動車登録（名義変更、一時抹消、変更等）・車庫証明申請のお申し込み
書類作成・申請の代行を承っております。
御見積りも無料とおりますのでお気軽にお申込みください。
書類作成・申請のご相談
行政書士業務対応地域のご案内
札幌市 石狩市 北広島市 江別市 小樽市、千歳市に対応。
